Di era digital saat ini, penggunaan teknologi dalam operasional bisnis sudah menjadi kebutuhan, bukan lagi sekadar pilihan. Salah satu sistem penting dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah aplikasi payroll. Aplikasi ini berfungsi untuk mempermudah penghitungan gaji, pajak, tunjangan, potongan, hingga pelaporan keuangan yang berkaitan dengan karyawan.
Namun, pertanyaan yang sering muncul adalah: “Berapa biaya pembuatan aplikasi payroll?” Jawaban atas pertanyaan ini bervariasi, tergantung pada banyak faktor. Dalam artikel ini, kami akan membahas secara lengkap dan transparan mengenai biaya pembuatan aplikasi payroll untuk bisnis, baik bagi usaha kecil, menengah, maupun besar.
Apa Itu Aplikasi Payroll?
Aplikasi payroll adalah software atau sistem digital yang digunakan untuk mengelola proses penggajian karyawan secara otomatis dan terstruktur. Umumnya, aplikasi ini mencakup fitur:
Perhitungan gaji pokok dan tunjangan
Pemotongan pajak (PPh 21), BPJS, pinjaman karyawan, dll.
Pembuatan slip gaji
Pengelolaan absensi dan lembur
Laporan penggajian bulanan/tahunan
Pengaturan cuti, THR, dan bonus
Aplikasi payroll dapat dibuat secara custom sesuai kebutuhan, atau menggunakan sistem SaaS (Software as a Service) yang sudah tersedia secara langganan.
Faktor yang Mempengaruhi Biaya Pembuatan Aplikasi Payroll
Biaya pembuatan aplikasi payroll tidak bersifat tetap. Ada beberapa faktor penting yang memengaruhi total biaya yang perlu Anda keluarkan, antara lain:
Jenis Aplikasi (Custom vs SaaS)
Aplikasi SaaS:
Merupakan aplikasi berbasis cloud yang ditawarkan oleh penyedia layanan dengan model berlangganan (monthly/yearly). Biaya lebih murah di awal, tetapi ada biaya berulang.Aplikasi Custom:
Dibuat khusus sesuai kebutuhan bisnis Anda. Biaya awal biasanya lebih besar, namun tidak ada biaya langganan tetap setelah selesai dikembangkan (kecuali untuk maintenance).
Jumlah Fitur dan Kompleksitas
Semakin banyak fitur dan semakin kompleks kebutuhan Anda, maka biaya pengembangan juga akan meningkat. Misalnya:
Fitur dasar seperti perhitungan gaji dan pajak → biaya lebih rendah
Fitur tambahan seperti approval workflow, integrasi API, dashboard HRD, mobile app → biaya lebih tinggi
Jumlah Pengguna atau Karyawan
Untuk aplikasi SaaS, biaya biasanya dihitung per jumlah karyawan. Sedangkan untuk aplikasi custom, jumlah karyawan akan memengaruhi beban sistem dan kapasitas server, yang juga berpengaruh terhadap biaya.
Integrasi Sistem
Jika aplikasi payroll perlu terintegrasi dengan sistem lain seperti:
Absensi (fingerprint, RFID, face recognition)
HRIS
Sistem akuntansi
Banking API
Maka akan ada tambahan biaya integrasi dan pengujian.
Desain UI/UX
Desain antarmuka pengguna yang profesional dan mudah digunakan membutuhkan biaya tambahan. Semakin interaktif dan modern desainnya, biaya pengembangannya juga semakin tinggi.
Platform Penggunaan (Web, Mobile, Desktop)
Aplikasi berbasis web: Umumnya lebih terjangkau dan fleksibel.
Aplikasi berbasis mobile (Android/iOS): Biaya lebih tinggi karena membutuhkan pengembangan terpisah untuk tiap platform.
Jenis Biaya dalam Pembuatan Aplikasi Payroll
Berikut adalah rincian jenis biaya yang biasanya termasuk dalam proyek pembuatan aplikasi payroll:
1. Biaya Konsultasi dan Analisis Kebutuhan
Estimasi: Rp 1.000.000 – Rp 10.000.000
Digunakan untuk memahami proses bisnis Anda dan menentukan fitur yang dibutuhkan dalam aplikasi payroll.
2. Biaya Desain UI/UX
Estimasi: Rp 5.000.000 – Rp 30.000.000
Tergantung kompleksitas tampilan dan jumlah halaman yang harus didesain.
3. Biaya Pengembangan (Development)
Estimasi: Rp 20.000.000 – Rp 200.000.000 atau lebih
Biaya terbesar dalam pembuatan aplikasi. Mencakup backend, frontend, database, fitur login, perhitungan gaji, integrasi, dll.
4. Biaya Integrasi Sistem
Estimasi: Rp 5.000.000 – Rp 50.000.000
Bergantung pada jumlah dan jenis sistem yang harus diintegrasikan.
5. Biaya Uji Coba dan Debugging
Estimasi: Rp 2.000.000 – Rp 15.000.000
Termasuk proses testing sistem secara menyeluruh untuk memastikan tidak ada bug.
6. Biaya Deployment dan Hosting
Estimasi:
Hosting cloud: Rp 500.000 – Rp 2.000.000/bulan
Domain: ±Rp 150.000 – Rp 300.000/tahun
7. Biaya Maintenance dan Support
Estimasi: Rp 5.000.000 – Rp 25.000.000/tahun
Untuk perawatan sistem, backup data, update software, atau dukungan teknis.
Estimasi Biaya Berdasarkan Skala Bisnis
| Skala Bisnis | Jenis Aplikasi | Estimasi Biaya Awal | Model Pembayaran |
|---|---|---|---|
| UMKM (≤ 20 karyawan) | SaaS | Rp 200.000 – Rp 1.000.000/bulan | Berlangganan per bulan |
| Perusahaan Menengah | Custom | Rp 50.000.000 – Rp 150.000.000 | Sekali bayar + maintenance |
| Perusahaan Besar (≥ 200 karyawan) | Custom Enterprise | Rp 200.000.000 – Rp 500.000.000+ | Bertahap + kontrak dukungan |
Perbandingan: Aplikasi Custom vs SaaS
| Aspek | Aplikasi SaaS | Aplikasi Custom |
|---|---|---|
| Biaya Awal | Rendah | Tinggi |
| Biaya Jangka Panjang | Berulang (langganan) | Lebih efisien dalam jangka panjang |
| Fleksibilitas | Terbatas, sesuai fitur standar | Sangat fleksibel, sesuai kebutuhan Anda |
| Kepemilikan | Tidak dimiliki penuh | Dimiliki penuh oleh perusahaan |
| Integrasi | Umumnya terbatas | Bisa diintegrasikan sesuai kebutuhan |
| Keamanan Data | Bergantung pihak ketiga | Bisa dikontrol dan dikelola sendiri |
Cara Menghemat Biaya Pembuatan Aplikasi Payroll
Mulailah dengan membuat versi MVP (Minimum Viable Product) yang hanya memuat fitur inti. Kembangkan aplikasi secara bertahap sesuai kebutuhan bisnis.
Gunakan template desain UI yang sudah tersedia agar biaya desain tidak terlalu besar.
Manfaatkan komponen open source yang relevan, misalnya modul perhitungan pajak, sehingga mengurangi waktu pengembangan.
Pilih vendor lokal dengan reputasi baik karena biasanya menawarkan harga yang lebih kompetitif dibanding vendor internasional.
Negosiasikan paket yang sudah termasuk biaya maintenance agar tidak ada biaya tersembunyi di kemudian hari.
Kesimpulan
Biaya pembuatan aplikasi payroll sangat bergantung pada kebutuhan bisnis, kompleksitas fitur, jenis platform, dan apakah Anda memilih sistem custom atau langganan. Meski biaya awal pengembangan aplikasi payroll custom terbilang tinggi, manfaat jangka panjangnya sangat signifikan — terutama dalam efisiensi, keakuratan, keamanan data, dan fleksibilitas.
Jika Anda menjalankan bisnis dengan kebutuhan penggajian yang spesifik dan terus berkembang, berinvestasi dalam aplikasi payroll custom adalah langkah strategis yang tepat. Sebaliknya, jika Anda baru memulai dan memiliki anggaran terbatas, layanan SaaS bisa menjadi pilihan awal yang bijak.
Sebelum memutuskan, sangat disarankan untuk berkonsultasi dengan penyedia jasa IT profesional untuk mendapatkan estimasi yang sesuai dan solusi terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda.
