Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola data karyawan, administrasi personalia, payroll, absensi, rekrutmen, hingga pengembangan SDM. Seiring perkembangan teknologi, HRIS menjadi kebutuhan utama bagi berbagai jenis perusahaan, baik skala kecil, menengah, maupun besar. Namun, masih banyak pertanyaan yang sering muncul dari perusahaan maupun individu yang ingin mengimplementasikan aplikasi HRIS. Oleh karena itu, berikut adalah kumpulan FAQ (Frequently Asked Questions) seputar aplikasi HRIS beserta jawaban lengkapnya agar Anda lebih memahami manfaat, fitur, serta hal-hal penting sebelum menggunakan sistem ini.FAQ Seputar Aplikasi HRIS
1. Apa itu aplikasi HRIS?
Aplikasi HRIS adalah sistem berbasis teknologi yang digunakan untuk mengelola informasi sumber daya manusia dalam suatu organisasi. HRIS membantu mengotomatisasi berbagai proses HR, mulai dari administrasi data karyawan, absensi, payroll, manajemen cuti, hingga analisis SDM.
Baca Juga : Aplikasi HRM untuk Perusahaan Kecil
2. Apa perbedaan HRIS dengan HRMS atau HCM?
HRIS (Human Resource Information System): Fokus pada pengelolaan data karyawan dan administrasi HR dasar.
HRMS (Human Resource Management System): Lebih luas dari HRIS, mencakup manajemen kinerja, pelatihan, dan pengembangan karyawan.
HCM (Human Capital Management): Menekankan pada pengelolaan tenaga kerja sebagai aset strategis, mencakup HRIS, HRMS, dan strategi pengembangan SDM.
3. Apa saja manfaat menggunakan aplikasi HRIS?
Mengurangi pekerjaan manual HR.
Mempercepat proses administrasi seperti absensi, payroll, dan cuti.
Menyediakan data karyawan secara real-time dan akurat.
Meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Mempermudah pengambilan keputusan berbasis data.
4. Fitur apa saja yang biasanya ada di dalam aplikasi HRIS?
Beberapa fitur umum meliputi:
Manajemen data karyawan.
Sistem absensi (online & integrasi fingerprint).
Payroll otomatis (gaji, tunjangan, potongan, BPJS, pajak).
Manajemen cuti & izin.
Rekrutmen & onboarding.
Manajemen kinerja.
Training & pengembangan.
Laporan dan analitik HR.
5. Siapa yang cocok menggunakan HRIS?
HRIS cocok digunakan oleh semua jenis organisasi, mulai dari UMKM, startup, perusahaan menengah, hingga enterprise. Semakin besar jumlah karyawan, semakin tinggi kebutuhan untuk menggunakan sistem HRIS agar pengelolaan lebih efisien.
6. Apakah HRIS hanya untuk perusahaan besar?
Tidak. HRIS juga bermanfaat untuk perusahaan kecil dan menengah. Bahkan UMKM dengan jumlah karyawan 10–20 orang dapat memanfaatkannya untuk mengurangi pekerjaan manual dan memastikan administrasi lebih rapi.
7. Apakah HRIS bisa diakses melalui smartphone?
Ya. Saat ini sebagian besar aplikasi HRIS modern sudah berbasis cloud dan mobile-friendly. Ada juga HRIS yang menyediakan aplikasi mobile sehingga karyawan bisa mengakses absensi, slip gaji, hingga pengajuan cuti langsung dari ponsel.
8. Bagaimana HRIS membantu dalam pengelolaan absensi?
HRIS memungkinkan karyawan melakukan absensi secara digital, baik melalui aplikasi mobile, web, maupun integrasi dengan mesin fingerprint/face recognition. Data absensi otomatis tersimpan di sistem dan langsung terhubung dengan payroll.
9. Apakah HRIS bisa menghitung gaji otomatis?
Ya. HRIS memiliki modul payroll yang menghitung gaji karyawan berdasarkan absensi, lembur, tunjangan, potongan, hingga pajak dan BPJS. Slip gaji juga dapat dihasilkan otomatis dan dikirim ke karyawan.
10. Bagaimana HRIS membantu dalam rekrutmen karyawan?
Beberapa HRIS dilengkapi dengan fitur e-recruitment yang mengelola lowongan kerja, penyaringan CV, seleksi kandidat, hingga proses onboarding karyawan baru. Hal ini mempercepat proses perekrutan dan mengurangi kesalahan administratif.
11. Apakah HRIS aman digunakan?
Ya, HRIS menggunakan sistem keamanan berbasis enkripsi data dan otorisasi pengguna. Namun, keamanan juga tergantung pada penyedia layanan HRIS dan kebijakan internal perusahaan dalam menjaga data karyawan.
12. Apakah HRIS bisa diintegrasikan dengan sistem lain?
Bisa. HRIS modern umumnya mendukung integrasi dengan sistem lain seperti ERP, accounting software, atau aplikasi manajemen proyek. Integrasi ini membuat alur kerja lebih efisien.
13. Bagaimana cara memilih aplikasi HRIS yang tepat?
Beberapa tips:
Sesuaikan dengan ukuran dan kebutuhan perusahaan.
Pilih HRIS yang user-friendly.
Pastikan memiliki fitur inti (absensi, payroll, cuti).
Pertimbangkan fleksibilitas (cloud atau on-premise).
Perhatikan dukungan after-sales dan layanan support.
14. Berapa biaya aplikasi HRIS?
Biaya HRIS bervariasi tergantung penyedia dan fitur yang dipilih. Ada yang berbasis subscription (per user per bulan), biasanya mulai dari Rp 20.000 – Rp 100.000 per karyawan per bulan. Ada juga HRIS custom yang biayanya bisa mencapai puluhan hingga ratusan juta rupiah.
15. Apa perbedaan HRIS berbasis cloud dan on-premise?
Cloud HRIS: Disimpan di server penyedia, bisa diakses online dari mana saja, biaya lebih terjangkau, update otomatis.
On-premise HRIS: Disimpan di server perusahaan, lebih aman untuk data internal, tapi biaya implementasi lebih tinggi.
16. Bagaimana HRIS membantu pengambilan keputusan?
HRIS menyediakan laporan dan dashboard analitik yang menampilkan data karyawan secara real-time, seperti tingkat kehadiran, turnover, kinerja, dan biaya tenaga kerja. Data ini sangat berguna untuk mendukung keputusan strategis manajemen.
17. Apakah semua karyawan harus menggunakan HRIS?
Ya. HRIS biasanya dirancang agar bisa digunakan oleh seluruh karyawan, mulai dari level staf hingga manajemen. Misalnya, staf untuk absensi dan cuti, HR untuk payroll dan data personalia, dan manajer untuk evaluasi kinerja.
18. Bagaimana HRIS mendukung remote working?
HRIS berbasis cloud memudahkan karyawan yang bekerja jarak jauh untuk tetap melakukan absensi online, mengajukan cuti, melihat slip gaji, serta berkomunikasi dengan HR tanpa harus datang ke kantor.
19. Apakah HRIS bisa disesuaikan dengan kebutuhan khusus perusahaan?
Ya. Beberapa penyedia HRIS menawarkan layanan customization sehingga fitur dapat disesuaikan dengan alur bisnis masing-masing perusahaan. Namun, biaya HRIS custom biasanya lebih tinggi dibandingkan HRIS standar.
20. Apakah HRIS membutuhkan training bagi karyawan?
Sebagian besar HRIS modern memiliki antarmuka yang sederhana sehingga mudah dipahami. Namun, biasanya vendor tetap menyediakan sesi training singkat atau manual penggunaan agar karyawan lebih cepat beradaptasi.
21. Apa dampak penggunaan HRIS terhadap HRD perusahaan?
HRD menjadi lebih fokus pada strategi pengembangan karyawan daripada hanya mengurus administrasi. Tugas administratif seperti absensi dan payroll bisa diotomatisasi, sehingga HRD punya lebih banyak waktu untuk fokus pada employee engagement, pelatihan, dan retensi karyawan.
22. Apakah HRIS bisa membantu kepatuhan perusahaan terhadap regulasi?
Ya. HRIS biasanya sudah dilengkapi dengan fitur pengelolaan pajak, BPJS, dan peraturan ketenagakerjaan. Hal ini membantu perusahaan tetap patuh pada regulasi yang berlaku.
23. Apa tantangan dalam mengimplementasikan HRIS?
Resistensi dari karyawan yang terbiasa dengan sistem manual.
Biaya implementasi awal.
Keterbatasan integrasi dengan sistem lama.
Kebutuhan pelatihan agar semua karyawan terbiasa menggunakan sistem.
24. Bagaimana jika terjadi error atau kendala teknis pada HRIS?
Vendor HRIS biasanya menyediakan layanan support (Jasa IT helpdesk, call center, atau chat support) untuk membantu mengatasi kendala teknis. Ada juga kontrak SLA (Service Level Agreement) yang menjamin ketersediaan sistem.
25. Apakah HRIS benar-benar investasi yang menguntungkan?
Ya. Meskipun ada biaya implementasi, HRIS terbukti meningkatkan efisiensi kerja, mengurangi kesalahan, mempercepat proses HR, serta memberikan data akurat untuk pengambilan keputusan. Dalam jangka panjang, HRIS dapat menghemat biaya operasional dan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Kesimpulan FAQ Seputar Aplikasi HRIS
Aplikasi HRIS bukan sekadar alat administrasi, melainkan solusi strategis dalam mengelola SDM secara lebih efektif. Dengan fitur absensi digital, payroll otomatis, manajemen cuti, rekrutmen, hingga analitik SDM, HRIS mampu menjawab tantangan perusahaan modern.
Melalui berbagai FAQ di atas, jelas bahwa HRIS memberikan manfaat signifikan baik untuk perusahaan kecil maupun besar. Mulai dari efisiensi operasional, keamanan data, hingga mendukung pengambilan keputusan manajerial. Dengan memilih HRIS yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan daya saing sekaligus memastikan kesejahteraan karyawan tetap terjaga.
