Dalam era digital, perusahaan semakin bergantung pada teknologi untuk mengelola sumber daya manusia (SDM). Salah satu solusi yang populer adalah Human Resource Information System (HRIS), sistem yang membantu HR mengotomatisasi tugas-tugas administratif sekaligus mendukung strategi pengelolaan karyawan.
Namun, saat perusahaan ingin mengadopsi HRIS, sering muncul pertanyaan penting: haruskah memilih HRIS berbasis cloud atau on-premise?
Kedua model ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Agar tidak salah pilih, mari kita bahas secara mendalam perbedaan antara HRIS cloud dan on-premise.
Apa Itu HRIS Cloud?
HRIS cloud adalah sistem yang dijalankan melalui server penyedia layanan (vendor) dan diakses secara online melalui internet. Perusahaan tidak perlu memiliki server sendiri; semua data dan aplikasi dikelola oleh vendor di pusat data mereka.
Karakteristik HRIS cloud:
Akses menggunakan browser atau aplikasi mobile.
Data disimpan di server vendor (cloud).
Biaya umumnya berbasis langganan (subscription).
Update sistem dilakukan otomatis oleh vendor.
Contoh: aplikasi HRIS berbasis SaaS (Software as a Service) yang populer digunakan oleh perusahaan modern.
Apa Itu HRIS On-Premise?
HRIS on-premise adalah sistem yang dipasang dan dijalankan di server internal perusahaan. Semua data disimpan di infrastruktur milik perusahaan, dan pengelolaan sistem dilakukan oleh tim IT internal.
Karakteristik HRIS on-premise:
Diinstal langsung di server perusahaan.
Data disimpan di infrastruktur internal.
Biaya biasanya berupa lisensi sekali bayar (one-time license).
Update dan perawatan harus dilakukan oleh tim IT perusahaan.
Model ini lebih umum digunakan pada perusahaan besar atau instansi yang memiliki kebijakan ketat terkait keamanan data.
Perbandingan HRIS Cloud vs On-Premise
Untuk memahami perbedaan keduanya, mari kita bandingkan berdasarkan aspek penting berikut:
1. Biaya Implementasi dan Pemeliharaan
Cloud: Biaya awal relatif rendah karena tidak perlu membeli server atau perangkat keras. Model pembayaran biasanya langganan bulanan/tahunan. Pemeliharaan dan update ditanggung vendor.
On-Premise: Biaya awal tinggi karena harus membeli lisensi software, server, dan infrastruktur IT. Selain itu, ada biaya perawatan, update, dan tenaga IT internal.
Pemenang: HRIS Cloud (lebih terjangkau untuk perusahaan kecil-menengah).
2. Aksesibilitas
Cloud: Bisa diakses kapan saja, di mana saja, melalui internet. Mendukung kerja remote dan aplikasi mobile.
On-Premise: Hanya bisa diakses di jaringan internal perusahaan, kecuali perusahaan mengatur akses jarak jauh secara khusus (VPN atau sistem tambahan).
Pemenang: HRIS Cloud.
3. Keamanan Data
Cloud: Vendor biasanya sudah menggunakan standar keamanan tinggi seperti enkripsi, firewall, dan backup otomatis. Namun, data berada di luar kontrol langsung perusahaan.
On-Premise: Keamanan sepenuhnya berada di tangan perusahaan. Cocok untuk organisasi yang memiliki regulasi ketat atau ingin kontrol penuh terhadap data.
Pemenang: Tergantung kebutuhan. Cloud unggul untuk keamanan standar global, on-premise unggul untuk kontrol penuh.
4. Skalabilitas
Cloud: Mudah disesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan. Jika jumlah karyawan bertambah, cukup upgrade paket layanan.
On-Premise: Skalabilitas terbatas, karena harus menambah server, lisensi, dan perangkat keras jika kapasitas sudah penuh.
Pemenang: HRIS Cloud.
5. Kecepatan Implementasi
Cloud: Implementasi cepat, biasanya hanya hitungan hari atau minggu.
On-Premise: Implementasi lebih lama karena perlu instalasi, konfigurasi server, dan integrasi dengan sistem internal.
Pemenang: HRIS Cloud.
6. Kustomisasi
Cloud: Tingkat kustomisasi terbatas. Vendor biasanya menawarkan fitur standar, meski beberapa memberikan opsi tambahan.
On-Premise: Lebih fleksibel untuk dikustomisasi sesuai kebutuhan spesifik perusahaan.
Pemenang: HRIS On-Premise.
7. Pemeliharaan dan Update
Cloud: Update otomatis dilakukan oleh vendor, sehingga perusahaan selalu mendapatkan fitur terbaru.
On-Premise: Update harus dilakukan secara manual oleh tim IT internal, yang sering kali memerlukan biaya tambahan.
Pemenang: HRIS Cloud.
8. Kepatuhan Regulasi
Cloud: Perusahaan harus memastikan vendor mematuhi regulasi lokal, misalnya aturan perlindungan data pribadi. Jika server vendor berada di luar negeri, bisa timbul kendala hukum.
On-Premise: Lebih mudah memastikan kepatuhan karena data disimpan di server perusahaan sendiri.
Pemenang: HRIS On-Premise (terutama untuk perusahaan di sektor yang sangat diatur, seperti keuangan atau pemerintahan).
Kelebihan dan Kekurangan HRIS Cloud
Kelebihan:
Biaya lebih murah di awal.
Bisa diakses dari mana saja.
Implementasi cepat.
Update otomatis.
Skalabilitas tinggi.
Kekurangan:
Tergantung koneksi internet.
Kontrol data ada di vendor.
Kustomisasi terbatas.
Kelebihan dan Kekurangan HRIS On-Premise
Kelebihan:
Kontrol penuh atas data.
Kustomisasi lebih fleksibel.
Cocok untuk regulasi ketat.
Kekurangan:
Biaya awal tinggi.
Perlu tim IT internal.
Implementasi lama.
Akses terbatas ke jaringan internal.
Kapan Memilih HRIS Cloud?
HRIS berbasis cloud cocok untuk:
Perusahaan kecil dan menengah yang butuh solusi cepat dan terjangkau.
Perusahaan dengan karyawan yang bekerja remote atau mobile.
Bisnis yang membutuhkan fleksibilitas tinggi.
Organisasi yang ingin mengurangi beban pemeliharaan IT.
Kapan Memilih HRIS On-Premise?
HRIS on-premise lebih tepat digunakan untuk:
Perusahaan besar dengan anggaran IT besar.
Organisasi dengan regulasi ketat terkait data (misalnya bank, lembaga pemerintahan).
Perusahaan yang membutuhkan kustomisasi mendalam.
Bisnis yang ingin kontrol penuh terhadap data dan sistem.
Kesimpulan
Perbedaan utama antara HRIS cloud dan on-premise terletak pada lokasi penyimpanan data, biaya, aksesibilitas, serta kontrol. HRIS cloud menawarkan fleksibilitas, akses mudah, biaya lebih rendah, dan implementasi cepat, sehingga sangat cocok untuk perusahaan kecil-menengah dan organisasi modern.
Sementara itu, HRIS on-premise memberikan kontrol penuh atas data dan kustomisasi, sehingga lebih sesuai untuk perusahaan besar atau instansi yang memiliki regulasi ketat.
Dengan memahami kebutuhan perusahaan, anggaran, serta regulasi yang berlaku, manajemen dapat memilih model HRIS yang paling tepat. Tidak ada satu solusi yang cocok untuk semua, tetapi pilihan yang tepat akan membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepuasan karyawan dalam jangka panjang.
