Pengelolaan sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu fungsi paling vital dalam perusahaan. Mulai dari pencatatan data karyawan, absensi, penggajian, hingga pengembangan karier, semua membutuhkan sistem yang rapi dan efisien. Selama bertahun-tahun, banyak perusahaan mengandalkan metode manual dalam mengelola HR. Namun, seiring perkembangan teknologi, muncullah Human Resource Information System (HRIS) yang menawarkan solusi digital terintegrasi.
Pertanyaannya, apakah HRIS benar-benar lebih baik dibanding metode manual? Untuk menjawabnya, mari kita bandingkan keduanya secara mendalam.
Apa Itu HR Manual?
HR manual adalah metode pengelolaan SDM yang dilakukan tanpa bantuan sistem digital terintegrasi. Proses administrasi dilakukan secara konvensional, seperti menggunakan dokumen kertas, spreadsheet, atau bahkan catatan buku.
Contoh HR manual:
Absensi dicatat dengan tanda tangan atau mesin manual.
Payroll dihitung dengan kalkulator atau Excel.
Pengajuan cuti dilakukan dengan formulir fisik.
Data karyawan disimpan di lemari arsip.
Metode ini cukup efektif pada perusahaan kecil dengan jumlah karyawan terbatas. Namun, ketika perusahaan tumbuh, pengelolaan manual sering kali menimbulkan masalah seperti inefisiensi, keterlambatan, hingga kesalahan pencatatan.
Apa Itu HRIS?
Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem berbasis teknologi yang dirancang untuk mengelola seluruh proses HR secara digital dan terintegrasi. Dengan HRIS, aktivitas seperti absensi, payroll, rekrutmen, cuti, hingga penilaian kinerja dapat dilakukan dalam satu platform.
Contoh HRIS:
Absensi dicatat melalui aplikasi mobile atau biometrik.
Payroll dihitung otomatis berdasarkan data kehadiran dan aturan pajak.
Cuti diajukan secara online melalui portal karyawan.
Data karyawan tersimpan rapi dalam sistem berbasis cloud.
HRIS memudahkan HR dalam menjalankan tugas administratif sekaligus memberikan data analitik untuk mendukung keputusan strategis.
Perbandingan HR Manual dan HRIS
Untuk memahami mana yang lebih baik, mari kita bandingkan kedua metode ini dari berbagai aspek penting.
1. Efisiensi Administrasi
HR Manual: Proses administrasi memakan waktu lama. HR harus memproses absensi, menghitung gaji, dan menyimpan data secara manual. Ini menimbulkan beban kerja besar.
HRIS: Semua proses bisa diotomatisasi. Absensi otomatis masuk ke sistem payroll, cuti diajukan secara online, dan data karyawan tersimpan rapi. Hasilnya, administrasi jauh lebih efisien.
Pemenang: HRIS.
2. Akurasi Data
HR Manual: Risiko human error tinggi, terutama dalam perhitungan gaji, pajak, atau tunjangan. Kesalahan sekecil apa pun bisa menimbulkan masalah besar.
HRIS: Sistem secara otomatis menghitung berdasarkan data yang ada. Kesalahan bisa diminimalkan sehingga akurasi lebih terjamin.
Pemenang: HRIS.
3. Kecepatan Akses Informasi
HR Manual: Mencari data karyawan butuh waktu lama karena harus membuka arsip fisik atau file Excel terpisah.
HRIS: Semua data tersimpan terpusat. HR atau manajer bisa mengakses informasi dengan cepat hanya dalam hitungan detik.
Pemenang: HRIS.
4. Biaya Operasional
HR Manual: Awalnya terlihat murah karena tidak perlu investasi software. Namun, biaya jangka panjang lebih tinggi karena butuh banyak kertas, ruang penyimpanan, dan tenaga admin tambahan.
HRIS: Membutuhkan biaya implementasi di awal. Namun dalam jangka panjang, justru menghemat biaya operasional karena semua proses lebih cepat, hemat kertas, dan minim tenaga tambahan.
Pemenang: HRIS (jangka panjang).
5. Kepuasan Karyawan
HR Manual: Karyawan harus menunggu HR untuk informasi seperti slip gaji, saldo cuti, atau absensi. Hal ini bisa membuat frustrasi karena tidak transparan.
HRIS: Karyawan bisa mengakses data sendiri melalui portal employee self-service. Transparansi meningkat, kepuasan karyawan pun lebih tinggi.
Pemenang: HRIS.
6. Kepatuhan Regulasi
HR Manual: Rawat untuk salah menghitung pajak atau tunjangan sesuai peraturan terbaru. Kesalahan bisa menimbulkan masalah hukum.
HRIS: Sistem biasanya sudah diperbarui sesuai regulasi pemerintah. Perhitungan pajak dan iuran otomatis sesuai aturan yang berlaku.
Pemenang: HRIS.
7. Skalabilitas
HR Manual: Semakin banyak karyawan, semakin sulit dikelola. Dokumen menumpuk, proses jadi lambat, dan HR kewalahan.
HRIS: Sistem dapat berkembang sesuai jumlah karyawan. Perusahaan dengan ribuan karyawan tetap bisa mengelola SDM dengan lancar.
Pemenang: HRIS.
8. Pengambilan Keputusan Strategis
HR Manual: Data sulit dianalisis karena tersebar di berbagai arsip. Laporan sering terlambat dan kurang akurat.
HRIS: Menyediakan analitik dan laporan real-time seperti turnover karyawan, absensi, hingga biaya pelatihan. Data ini membantu manajemen membuat keputusan berbasis data.
Pemenang: HRIS.
9. Keamanan Data
HR Manual: Dokumen fisik mudah hilang, rusak, atau disalahgunakan. File Excel pun rentan diakses orang yang tidak berhak.
HRIS: Memiliki lapisan keamanan seperti enkripsi, autentikasi, dan backup data. Informasi karyawan lebih terlindungi.
Pemenang: HRIS.
Kapan HR Manual Masih Relevan?
Meski banyak keunggulan HRIS, bukan berarti HR manual tidak memiliki tempat. Pada perusahaan kecil dengan karyawan di bawah 10 orang, HR manual masih bisa diterapkan karena prosesnya sederhana. Biaya untuk mengadopsi HRIS mungkin terasa tidak sebanding dengan kebutuhan yang ada.
Namun, begitu perusahaan mulai berkembang, HR manual akan terasa memberatkan. Semakin banyak karyawan, semakin tinggi risiko kesalahan dan inefisiensi.
Kapan HRIS Lebih Tepat Digunakan?
HRIS lebih tepat digunakan ketika:
Perusahaan memiliki lebih dari 20 karyawan.
Proses administrasi sudah mulai rumit.
Tingkat turnover karyawan cukup tinggi.
Manajemen membutuhkan laporan analitik SDM.
Perusahaan ingin lebih transparan dan efisien.
Dalam situasi ini, HRIS bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan.
Kesimpulan
Perbandingan antara HR manual dan HRIS menunjukkan bahwa HRIS menawarkan jauh lebih banyak keunggulan, terutama dalam hal efisiensi, akurasi, transparansi, dan dukungan strategis. HR manual mungkin masih relevan untuk perusahaan sangat kecil, tetapi seiring pertumbuhan bisnis, metode ini akan menimbulkan masalah besar.
HRIS memberikan solusi modern yang tidak hanya memudahkan administrasi, tetapi juga mendukung strategi pengelolaan SDM jangka panjang. Dengan HRIS, HR tidak lagi terjebak pada pekerjaan administratif, melainkan bisa fokus menjadi mitra strategis bagi perusahaan.
Jadi, jika ditanya mana yang lebih baik antara HRIS vs HR manual? Jawabannya jelas: HRIS adalah pilihan terbaik untuk perusahaan modern yang ingin efisien, kompetitif, dan siap menghadapi tantangan masa depan.
